En recevant fin 2018 mon numéro de déclaration d’activité d’organisme de formation auprès de la préfecture Auvergne-Rhône-Alpes, je savais que j’allais devoir m’astreindre à plusieurs obligations légales, en particulier le bilan pédagogique et financier. En effet, du 1er avril au 31 mai, tout organisme de formation doit établir un bilan pédagogique et financier, autrement dit le BPF. Voici la démarche à suivre.
Le bilan pédagogique et financier : une démarche à faire en ligne
Depuis 2019, le bilan pédagogique et financier (BPF) se fait exclusivement en ligne. D’ailleurs, vous avez dû recevoir un courriel vous informant du lancement de la campagne de télétransmission du bilan pédagogique et financier tout début avril 2019. Ce message contient un lien vers le site « Mon Activité Formation ». Si vous ne disposez pas de compte, il faut créer un compte et valider vos accès avant de pouvoir saisir votre BPF. Pensez à vous munir de votre numéro SIRET.
Que mettre dans mon bilan financier ?
Si, comme moi, vous dispensez des formations auprès de publics très variés, il va falloir faire le tri et sélectionner les formations qui dépendent proprement dites de la formation continue. Grâce à mes (nombreux) échanges électroniques et téléphoniques avec la Direccte, j’ai réussi à identifier les formations à exclure du BPF : la formation initiale et l’apprentissage. Étant formatrice indépendante et exerçant en sous-traitance, j’ai pu remplir rapidement la partie dédiée au bilan financier.
Une fois cette étape réalisée, vous devez calculer le chiffre d’affaires réalisées pour les actions de formation professionnelle continue et préciser leur part dans votre chiffre d’affaires total. Ce chiffre d’affaires doit être ventilé en fonction de l’origine du financement (OPCA, employeurs…). Si vous êtes indépendants en sous-traitance, cela ne sert à rien de tout détailler : saisissez votre chiffre d’affaires dans la case « contrats conclus avec d’autres organismes de formation ». [Cadre C]
Ensuite, vous devez préciser le nombre de personnes employées en précisant le nombre d’heures de formation dispensées. Si, comme moi, vous êtes indépendants, cela sera très rapide ! [Cadre E] Comme je n’ai aucune charge, j’ai mis 0 pour cet item. [Cadre E]
Que mettre dans mon bilan pédagogique ?
Le cadre F est celui qui m’a demandé le plus de temps. Pour bien le remplir, il vous faudra vous munir des informations suivantes, en précisant à chaque fois le nombre de stagiaires et le nombre total d’heures de formation suivies par l’ensemble des stagiaires :
- F 1 – types de stagiaires, c’est-à-dire l’origine du financement ;
- F 2 – activité en propre de l’organisme : si vous êtes formateur indépendant exerçant exclusivement en sous-traitance, vous complétez la case « formés par votre organisme pour le compte d’un autre organisme » ;
- F 3 – objectif général des prestations dispensés : l’objectif est de savoir s’il s’agit de formations diplômante ou certifiante, de bilans de compétence, d’actions d’accompagnement…
- F 4 – spécialités de formations.
Pour ces quatre grandes parties du cadre F, sachez que les totaux des cases F 1, F 2, F 3 et F 4 doivent être égaux pour le nombre de stagiaires et le nombre total d’heures de formation suivies. J’avoue que c’est là que je me suis arrachée les cheveux.
Pour le cadre G, vous devez préciser si vous avez confié des heures de formation à un autre organisme.
[Edit 2020] Si, comme moi, vous intervenez auprès d’autres organismes de formation avec des contrats de prestation, simplifiez-vous la vie. Faites l’impasse sur le cadre F et remplissez seulement le cadre G :
- nombre de stagiaires et d’apprentis (c’est la nouveauté 2020 : il faut compter aussi les apprentis) ;
- nombre total d’heures de formations suivies par les stagiaires et les apprentis (vous multipliez le nombre d’apprenants par le nombre d’heures réalisées).
Verdict de mon bilan pédagogique et financier
Ce n’est pas si compliqué que cela a réalisé. Cependant, un peu d’organisation est nécessaire ! En cas de doute, contactez la Direccte : elle saura vous conseiller et vous répondre rapidement. Pour anticiper la déclaration 2019, je remplis mois par mois un tableau qui recense toutes mes interventions relevant du cadre de la formation continue.
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